TURUN YLIOPISTON ROOLI- JA STRATEGIAPELISEURA TYRMÄN SÄÄNNÖT
1. Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Turun yliopiston rooli- ja strategiapeliseura Tyrmä, ja kotipaikka Turku.
2. Tarkoitus ja toiminta
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää Turussa opiskelevien mahdollisuuksia harrastaa rooli- ja strategiapelejä.
Yhdistys toimii yhteistyössä Turun yliopiston ylioppilaskunnan kanssa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää tapaamisia, peliesittelyjä ja pelitestejä, harjoittaa tiedotustoimintaa, pitää yhteyttä alaansa sivuaviin henkilöihin ja järjestöihin sekä harjoittaa muuta vastaavaa tarkoitustaan edistävää toimintaa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole tuottaa taloudellista voittoa.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä yksityinen henkilö, oikeuskelpoinen yhteisä tai säätiö. Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä myäs ulkomaalainen yksityinen henkilö tai ulkomaalainen oikeuskelpoinen yhteisö.
Yhdistyksen jäsen voi olla varsinainen jäsen, kannattajajäsen tai kunniajäsen.
Yhdistyksen varsinaiset ja kannattajajäsenet hyväksyy hallitus, kuitenkin jäsenanomuksen hylkääminen voidaan tehdä vain erityisen painavista syistä. Yhdistyksen kokous voi erottaa jäsenen, jonka katsotaan jatkuvalla toiminnallaan aiheuttaneen yhdistykselle tai sen jäsenille haittaa.
Yhdistyksen kokous voi kutsua kunniajäseniä 5/6 enemmistöllä annetuista äänistä.
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Eronneen jäsenen jäsenmaksua ei palauteta.
Yhdistys voi katsoa edeltävänä vuonna jäsenenä olleen henkilön eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut kuluvan vuoden jäsenmaksua vuoden kolmen ensimmäisen kuukauden aikana.
Yhdistys voi periä jäseniltään liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun, joiden suuruudesta päättää vuosikokous. Yhteisölle ja kannatusjäsenille voidaan säätää suurempi jäsenmaksu kuin henkilöjäsenille. Kunniajäsenen ei tarvitse maksaa liittymis- eikä jäsenmaksua, mutta hänellä on silti täydet jäsenoikeudet.
Hallitus korvaa jäsenmaksunsa työpanoksellaan.
4. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja sekä 6-9 muuta jäsentä.
Hallituksen jäsenten toimikausi on kalenterivuosi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, jota kutsutaan myäs yhdistyksen varapuheenjohtajaksi, sekä ottaa sihteerin, jota kutsutaan myäs yhdistyksen sihteeriksi, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään puolet hallituksesta sitä vaatii. Kokouksesta on ilmoitettava vähintään kaksi vuorokautta ennen kokousta.
Hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on läsnä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan tai hänen ollessa estyneenä varapuheenjohtajan kannattama ehdotus, vaaleissa kuitenkin arpa.
5. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja tai hallituksen määräämä henkilö, kukin erikseen.
6. Tilit
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään neljä viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
Tilintarkastajien toimikausi on kalenterivuosi.
7. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään 14 päivää ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisesti jokaiselle jäsenelle. Kutsu voidaan vaihtoehtoisesti julkaista Turun yliopiston ylioppilaskunnan julkaisemassa lehdessä.
8. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä vuoden kolmen viimeisen kuukauden aikana.
Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä vuoden kolmen ensimmäisen kuukauden aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään 1/10 yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erikseen ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenellä, henkilöjäsenistä kuitenkin ainoastaan 15 vuotta täyttäneillä jäsenillä, äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni.
Yhdistyksen päätökseksi tulee se ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
9. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1: Kokouksen avaus.
2: Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
3: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4: Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5: Vahvistetaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis-ja jäsenmaksujen suuruus.
6: Valitaan seuraavan vuoden hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen muut jäsenet.
7: Valitaan seuraavalle vuodelle kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä.
8: Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
9: Käsitellään kokouksessa esille tulevat ilmoitusasiat.
10: Kokouksen päättäminen
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10. Kevätkokous
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1: Kokouksen avaus
2: Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
3: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4: Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5: Esitetään edellisen vuoden tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.
6: Päätetään edellisen vuoden tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä edellisen vuoden hallitukselle.
7: Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
8: Käsitellään kokouksessa esille tulevat ilmoitusasiat.
9: Kokouksen päättäminen
11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Sääntömuutokseen vaaditaan vähintään 3/4 enemmistö äänestyksessä annetuista äänistä kahdessa, vähintään yhden kuukauden välein pidettävässä kokouksessa. Asia voidaan kuitenkin julistaa kiireelliseksi 5/6 enemmistöllä, jolloin asian käsittelyyn riittää yksi kokous. Asiasta on mainittava kokouskutsussa.
Yhdistyksen purkautuessa yhdistyksen varat ja omaisuus annetaan purkamisesta päättävän kokouksen määräämään, yhdistyksen tarkoitusta edistävään tarkoitukseen.
Henkilörekisteriseloste
Turun yliopiston Rooli- ja strategiapeliseura pitää yllä henkilörekisteriä jäsenistään, eli jäsenrekisteriä. Jäsenrrekisteriin kirjataan kunkin jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti sekä tieto siitä, että kuuluuko kyseinen jäsen Turun Yliopiston Ylioppilaskuntaan kunakin vuonna. Jäsenrekisteristä poistetaan joka vuosi sellaisten jäsenten tiedot, jotka eivät ole olleet seuran jäseniä kahden edeltävän kalenterivuoden aikana. Lisäksi jäsenrekisteristä poistetaan jäsenen tiedot, jos hän niin erikseen pyytää.
Jäsenrekisterin tarkoitus on pitää kirjaa jäsenistä, sekä mahdollisesti ottaa yhteyttä jos esimerkiksi jäsen ei palauta lainaamiaan seuran teoksia. Lisäksi sähköposti sekä facebook ryhmää käytetään kertomaan seuran toiminnasta.
Jäsenrekisterin lisäksi seuralla on sähköpostilista Turun Yliopiston Majordomo palvelussa, sekä ryhmä facebookissa. Näissä rekistereissä täytyy myös ottaa huomioon Turun Yliopiston sekä facebookin tietosuojakäytännöt, mutta TYRMÄ:ry soveltaa omaan toimintaansa tässä selosteessa esitettyjä käytäntöjä. Molemmilta listoilta voi erota joko omatoimisesti tai ottamalla yhteyttä yhdistyksen hallitukseen sähköpostilla.
Rekisteristä vastaa hallitus kollektiivisesti, viimekädessä kuitenkin yhdistyksen puheenjohtaja.
Jäsenrekisteri on Google Drivessä, johon on pääsy vain hallituksen nykyisillä jäsenillä. Käyttöoikeudet tarkistetaan aina vuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, poikkeuksena Turun Yliopiston ylioppilaskunta, jolle annetaan tieto siitä montako jäsentä yhdistyksellä on ja kuinka moni näistä on Turun Yliopiston Ylioppilaskunnan jäsen, kuten Ylioppilaskunnan Järjestööohje velvoittaa. Muillekkin tahoille voidaan jäsenmäärä kertoa, tarpeen vaatiessa. Muita, henkilön yksityisiä tietoja ei luovuteta ilman henkilön erillistä suostumusta tai tuomioistuimen määräystä. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille, posilukien mahdollinen summittainen tieto kokonaisjäsenmäärästä.
Viralliset dokumentit
Kuluvan vuoden hallituksen kokoukset
Tulevaisuutta ennustavat dokumentit
Yhdistyksen toimintasuunitelmat
Yhdistyksen budjetit
Menneestä kertovat dokumentit
Yhdistyksen toimintakertomukset
Yhdistyksen sanitoitu tilinpäätös